オンライン秘書ってGoogleアプリで十分代用できるんじゃね？って話

「秘書がほしい！！！！！」

と最近ずっと思っていたぶんたです。

僕の仕事の形式上繁忙期とかはコレと言ってないのですが、最近ビビるほど忙しくてぶっちゃけタスクを消化できていません。毎日パニックです。

自分でも珍しいなーとは思っているんですが、周りからも

「くまがヤバイ」

「そんなぐったりしてるの初めて見た」

「死が迫ってるよ…」

と言われるので相当ヤバイんだと思います。確かにクッソ忙しい。

で、そもそもタスクの進捗をしっかり管理できていないことに問題があるなと感じまして。

一応Google Calendarで管理はしているのですが、いかんせん仕事をお願いする人が増えすぎるとイレギュラーケースも多く、自分の予定にも漏れがよくでてきてしまいます。

お恥ずかしながら、そして、ご迷惑をおかけしながら、正直色々遅滞しているのが現状です…

そんな経緯もありまして「マジで秘書ほしい！！！」と思っていたのですが、まあさすがにずっとくっつかれても邪魔なので、オンライン秘書ほしいなと思ってTwitterで募集したり、頼めそうな人に連絡したりして気づいたことがあったのでここでまとめておきます。

一般的なオンライン秘書の仕事について

まず一般的なオンライン秘書の仕事ですが、せっかくなのでこちらのサービスを例に出してみます。

CasterBizというサービスでいわゆるオンライン秘書ですね。

内容はこんな感じ。

料金プランは3ヶ月契約で月12万円(税別)。たけえ。でも確かに雇うよりは安い。

ちなみに秘書を使える実働時間は30時間とのこと。うーん、なかなかいい商売ですね。

ぶっちゃけスケジュール調整さえしてくれれば十分

さすがにここまで忙しいわけでもないですし(ほぼ僕の甘えなので)、ぶっちゃけそんなところに割くお金はないので打開策を考えてみました。

っていうかそもそも秘書いる？？って点に関してなんですが…。

いやいや、お前が秘書ほしいって言ったんじゃねーかよって感じですけど、秘書雇えば万事解決すると思ってただけなんでそこは置いておいてください。

基本的には秘書って日々の雑務とかをやってくれる感じのイメージなんですが、僕の雑務ってよくよく考えたらもう少し効率化できるんですよね。

というわけで色々と作ってみました。

• 請求書自動作成bot
• 支払い管理bot
• 外注さんタスク進捗管理bot
• 半自動返信bot

特に公開するつもりはありませんが、全部Google Apps Scriptで作りました。おかげでめちゃくちゃ楽ちんです。

例えば、外注さんのお振込に関しても請求書の金額と実際の支払明細の金額を照らし合わせて、問題なければCSV出力→ネットバンキングで自動振込(予定)なんて感じでマジで時短できます。

他はGoogle Calendarと連携して、管理したり、スプレッドシートで自動分析かけてタスク洗い出したり。

店の予約とかはペコッターで十分だし。。経理業務はMFクラウドでおkだし。。。

あれ、ちょ。秘書いらなくね！？

あれれ？？(美人秘書ならほしいです)

というわけで秘書botをGoogleアプリ達で作りました。試運転中〜〜

と、思ったのですが、唯一残ってるのが「スケジュール調整」に関してです。

実際ほとんどの面倒な雑務は一度スクリプトを組んでしまえばほぼ自動化できるんですが、スケジュール調整だけは今の所まだできていません。

ただ、これも考え方次第というか発想次第で実現できるんじゃないかと思い、現在試運転中です。

具体的には、

1. タスクが発生したらGoogleフォームに入力
2. スプレッドシートがタスクの優先度や時間毎に自動分析して勝手にGoogleカレンダーに予定を立てる
3. 予定を遂行できたかどうかをChatWorkでbotが毎日確認
4. 遂行できてないタスクは優先度を加味しながら自動で別日にリスケ

こんなものを作っています。

これがうまく動けば「予定を組む」という最高にめんどくさい仕事と「スケジュール調整」という圧倒的にやりたくない仕事が自動化できるので本気で作業に打ち込める気がするんです。大丈夫、気がするじゃなくて、できる。

ってな感じで案外フリーランスとか小規模の会社なんかはITを駆使すれば、無駄な仕事はマジでなくせるんじゃないの？って話でした。

特にこれと言ってオチはないのですが、発想の転換次第であなたの仕事は限りなく減るので色々考えてみると面白いですよ。

とりあえずGoogle Apps Scriptはマジで習得しておいて損はないスキルなので、色々細かい仕事でお困りのフリーランスはぜひ学んでみてください。